Software de gestión de documentos, la clave de la auténtica digitalización en las empresas

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La digitalización de las empresas ha pasado de ser un término futuro y lejano a convertirse en una realidad para negocios de medio mundo. Un procedimiento que lleva a un cambio en la filosofía de trabajo, al uso de nuevas herramientas y también a la aparición de nuevas soluciones capaces de hacer la labor de una empresa algo mucho más sencillo.

Dentro de este proceso de digitalización es donde ha nacido la propuesta de Vitradoc.com, un software documental que representa precisamente las bondades de este tipo de herramientas para los negocios modernos. Porque, ¿qué puede hacer un programa de gestión de documentos por un negocio y cuánto puede ayudarle realmente?

Software gestor documental en las empresas

Las soluciones informáticas se han implantado ya de forma nativa en cientos y miles de empresas, y muchas siguen implantándose por las bondades y beneficios que otorgan. Podemos, y debemos, volver al caso del software de gestión de documentos por qué hace, por cómo lo hace y por lo que consigue de cara a mejorar el rendimiento de cualquier negocio.

La labor del software documental es la de conseguir que toda la documentación de una empresa quede perfectamente registrada y gestionada. A través de sus sistemas internos, puede clasificar todos los documentos de un negocio, ordenarlos y facilitar el acceso a cualquier dato que haya en su interior de la forma más rápida y clara posible.

Algo bastante importante, sobre todo en empresas de mayor escala, por cómo simplifica cualquier labor de los trabajadores que implica tratar con información documentada en la empresa. Asimismo, también es importante para estudiar el rendimiento del negocio y mejorar ya no solo su rentabilidad, sino también la seguridad de sus trabajadores.

¿Qué ventajas aporta este tipo de software a los negocios?

Siempre que se habla de las ventajas de digitalizar tu empresa, se hace mención a la optimización de procedimientos y la mejora en la eficiencia de la empresa, pero eso sería quedarse solo con una parte superficial de lo que puede llegar a hacer una solución como este software. Los programas especializados en la gestión de documentos aportan muchísimo más a las empresas que recurren a ellos.

Para empezar, permiten centralizar toda la información de una empresa bajo un mismo paraguas. En lugar de obligar a recurrir a diferentes plataformas o medios para ver toda la documentación de un negocio, aunque sea de departamentos diferentes; todo queda recogido en el mismo lugar para que cualquier trabajador que lo necesite sepa directamente a dónde acudir.

Asimismo, aunque se den más facilidades para controlar y gestionar toda la documentación, también se consigue mucha más seguridad en la protección de estos. Toda la información confidencial está perfectamente protegida, ya que las soluciones informáticas modernas han sido diseñadas con el nuevo RGPD en mente; además, cuentan con mecanismos para dar acceso a determinadas zonas a diferentes perfiles de trabajadores.

Como último punto a destacar sobre las ventajas del software de gestión documental, huelga decir que se obtiene un considerable ahorro en los costes de la empresa. Se necesita mucho menos espacio para almacenar toda la documentación de la organización, como también se desecha la necesidad de realizar fotocopias. Una ventaja doble, ya que hace que la empresa sea mucho más amigable con el medio ambiente.

Pero, ¿qué funciones lleva a cabo un software documental?

Hemos explicado qué es, y también hemos visto las ventajas que ofrece para cualquier empresa. Sin embargo, también es importante valorar las funciones que puede llevar a cabo. Su papel como una de las piezas indispensables dentro de la digitalización de los negocios no se debe a otra cosa más que a sus funciones.

Las nuevas soluciones documentales ya no trabajan con un software instalado en un equipo concreto de la empresa, ahora se basan en la nube. Ofrecen una solución online que permite descargar todos los ficheros de documentos en internet, en un apartado privado y protegido, para aliviar a cualquier hardware de la empresa de la carga de almacenarlo todo.

Partiendo de ahí, el resto son labores relacionadas con el día a día de cualquier empresa. Clasificación de documentos y archivado correcto en función de las categorías a las que correspondan, capacidad para compartir con los trabajadores que se considere adecuado, incluso otras empresas; capacidad para gestionar diferentes perfiles de usuarios con distintos permisos para acceder a la documentación, y un largo etcétera.

De hecho, las soluciones más modernas de este sector cuentan con sistemas para avisar de la caducidad de determinados ficheros, así como con sistemas para comprobar que se cuenta automáticamente con toda la documentación necesaria para cualquier proceso que se vaya a llevar a cabo.

A tenor de lo explicado hasta ahora, huelga decir que todas las empresas necesitan que las soluciones de gestión de documentos instaladas en su interior se diseñen y apliquen a su total medida. Cada negocio es completamente diferente a otro, por mucho que ambos operen en el mismo sector, y para que todo funcione adecuadamente, es primordial que el software empleado encaje a la perfección y se amolde por completo a todos sus mecanismos.

En el siglo XXI, es fundamental que las empresas se amolden a las nuevas tecnologías. De hecho, no hacerlo implica quedar atrás en una carrera en la que la competencia es feroz. Cada vez hay más negocios pujando por llegar a lo más alto en cualquier sector al que se mire, y la única forma de conseguir estar a la altura es asegurándose, en primer lugar, de que toda la empresa funcione con la precisión de un reloj suizo.

En ese contexto, las soluciones informáticas que aparecen no hacen más que ayudar. Como sucede con el software de gestión de documentos, cada vez hay más propuestas que pueden hacer que las firmas rindan mucho mejor, ya no solo por rentabilidad y eficiencia, sino también por seguridad y protección tanto de sus empleados como de sus clientes. Todo suma en el crecimiento de una empresa, por pequeño que pueda llegar a ser desde fuera.

Fuente: Software de gestión de documentos, la clave de la auténtica digitalización en las empresas

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